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これだけは押さえたい。海外バイヤーとのコミュニケーション術 ~ 英文ビジネスメールは怖くない!

ノウハウ
販路開拓

2018年10月10日 09:48   3

インターネットの普及やビジネスのグローバル化により、企業の規模に関わらず海外から英文で問合せや注文のメール届くことが珍しいことではなくなってきています。

また、こちらから海外のバイヤー等に売込みのメールを送ることもあるでしょう。メールのやりとりでしたら、時差を気にする必要がありません。
英文メールでお問合せがあっても焦らず、落ち着いて何が書かれているか読んでみましょう。
メール送信前に、記載した内容を再確認することもできるため、会話よりも気持ちに余裕が持てます。

受取ったメールの内容を把握したら返信が必要なものに対しては、出来るだけ早めに返信し、誠意を見せ、信頼関係構築の一歩を踏み出すことが大切です。
また、売込みのメールを送る場合も、相手に失礼にならず、誤読されない文章を作成することが必要です。

しかし、書きなれない英文ビジネスメールをいきなり書くのは気が引けてしまうかもしれません。
ビジネスで使う英文メールの内容も基本的に、日本語で書く場合とかわりません。

事前にいくつか使いまわしができる英文サンプルと御社が扱うサービス、商品の英訳を用意しておくと落ち着いて自信をもって迅速かつ丁寧な対応そして、メールによる売込みができるでしょう。

メールの書き出しの書き方
日本語のビジネスメールの最初に宛名が書かれているように、英文メールでも宛名を書くのがマナーです。担当者名がわかれば、その方のお名前を書きましょう。

例えば、John Smithさんでしたら、Dear Mr. John Smithとします。

女性の場合、Mr. の代わりに Ms. と書きます。
例えば、Dear Ms. Maria Smithです。

この場合、スミスさんの所属している係名や課の名称を入れる必要はありません。
但し、既に博士号を持っている場合、あるいは教授の場合はMr.(またはMs.)ではなく、Dr. あるいはProf. Smithとなります。
では、担当者名や担当部署名がわからない場合は、という疑問が生じますね。その場合、英語では、To whom it may concern: とします。

展示会などで面識がある方へメールする場合やホームページからの問合せ等、相手が既にあなたのことを知っているかもしれません。
しかし、展示会では多くの方と名刺交換するため、どこの誰なのかわからなくなることもあります。ホームページ等からの問合せページの場合、相手も不安な気持ちを抱えながら問合せをしています。

これも日本語と同様ですが、まずは、自己紹介、会社紹介からしましょう。
例えば、

My name is (Ms.) Yuko Tanaka and I am in charge of Marketing Department at 〇〇.
(〇〇のマーケティング部責任者の田中です。)

女性の方は、名前の前に(Ms.)と最初に女性であることを相手に伝えると、先方が返事をする際、Mr.なのかMs.なのか迷わなくて済みます。

メールでの売込み術
挨拶と自己紹介を書いたら、今回メールを送る理由を伝えます。

We are happy to inform you that our new product. For more details, please check out our website below.
http://www.example.com

(新商品のご紹介をさせていただきたいと思います。詳細は、下記サイトをご覧くださいませ。)

I have attached our brochure.
(パンフレットを添付しました。)

そして、今回のメールを受け取った方への特典、興味がある方へのフォローの一文を入れるとよいでしょう。

We’ve created a special deal for you: If you order more than 10,000 units, we can give a 15% discount.
(特別サービスをご用意いたました。もし、1万個以上ご注文いただけましたら、15%お値引きいたします。)

We can give you a bigger discount if you pay in full in advance.
(全額前払いしていただけましたら、さらなるお値引きが可能です。)

メールの最後に、お気軽にお問合せ下さいという一文も入れましょう。

Should you have any questions, please do not hesitate to ask me.
(もし、何かございましたら、お気軽に私宛にお問合せ下さいませ。)

問合せに対する返信の場合は、次の一文からメールを書きだすと良いでしょう。

I am writing this to reply to your e-mail dated on September 20th.
(9月20日付のメールにお返事差し上げます。)

できないことを出来ないとはっきり伝える

海外のバイヤー等から、リクエストや提案があり、それに沿った対応が出来ない場合、回りくどい理由は、交渉すれば出来るのかもしれない等の誤解を生じさてしまう可能性があります。
簡潔に出来ないことを伝えましょう。

I am sorry to say that your proposal was not approved by the board of directors yesterday.
(残念ですが、ご提案は昨日の役員会で承認されませんでした。)

失礼にならずに要望を伝えるには ~面会のアポイントの変更を求めるメール~
I am afraid something urgent has come up and I need to ask if you would be able to reschedule our meeting on Monday.
(申し訳ございません。急用ができてしまいましたので、月曜日の打合せを変更していただく事は可能かお伺いさせていただきたいのですが。)

I will be available except for the following days.
(以下の日以外でしたら、可能です。)

When is a good time for you?
(いつがご都合よろしいですか?)

It would be helpful if you could kindly send me your reply by September 20th.
(9月20日までにお返事していただけましたら助かります。)

バイヤーに確認しておきたいこと
海外のバイヤー等に英語で問合せや確認をする場合、双方が何について質問しているのかがわかりやすい文章にすることで、誤解を防ぐことができます。

Could you tell me your budget range?
(大体のご予算を教えていただけますか?)

Is there anything other than price that concern you?
(価格以外で何か気になる点がありますか?)

What are your terms of payment?
(御社の支払い条件を教えて下さい。)

When do you want us to deliver our product ○△□.
(○△□の発送はいつがよろしいですか?)

親近感をもってもらうための工夫
日本では、お客様や取引先に年賀状を送ることがあるように、海外の企業でも季節のご挨拶やお祝いのメッセージを送ることがあります。

年末に送る場合、相手がキリスト教徒とは限らないので、メリークリスマスではなく、Season’s Greetings またはA Happy Holiday Seasonと表現します。
あけましておめでとうは、Happy New Year ! となります。これら時節のフレーズと共に、一言添えると、親近感を持ってもらえますね。
年末年始の期間中に使える季節の挨拶と共に来年もよろしくという内容として、下記があります。

We wish you a Happy Holiday Season and Happy New Year 2019 and we look forward to working with you in the years to come!

その他
海外から届くメールの中に、略語が使われている時があります。普段、使い慣れていない場合、敢えて使う必要はないでしょう。ここでは、海外から届いたメールに略語が入っていた場合の参考までに記しておきます。

ASAP : As Soon As Possible (出来るだけ早く)
Atten. : Attention (メールでは、〇〇様宛)
BTW : By The Way (ところで)
FYI : For Your Information (ご参考まで)
MSG : Message (メッセージ)
NRN : No Response Needed / No Reply Necessary (返信不要)
TNK : Thank you. (ありがとうございます)

メールを活用することにより、海外の方々とのビジネスの可能性が更に広がります。
基本的な文章は、中学で学習した英語で書けます。是非、英文ビジネスメールの作成をしてビジネスの可能性を広げてみてください。

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